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L’après Covid-19 : les nouvelles normes selon Ricoh

Bertrange, le 22 juin 2020 – Dès janvier 2020, le groupe Ricoh avait pris les devants face à la crise sanitaire et établi un plan d’action dont la finalité était double. D’une part, garantir la sécurité et le bien-être des employés et de leurs familles, et assurer, d’autre part, la continuité de l’approvisionnement, des activités et des services de qualité. Avec l’intensification imminente du retour progressif en entreprise, Ricoh montre l’exemple en faisant usage d’un grand nombre de solutions pour continuer à travailler efficacement ensemble, de manière décentralisée.

Avec la mise sur pied d’une équipe de gestion de crise pour le Covid-19 dès janvier 2020, le groupe Ricoh a pu réaliser – sans heurt – une transition globale de ses employés vers cette nouvelle norme qui a marqué la période de confinement : le travail à distance.

Work together, anywhere
Travailler ensemble, partout : c’est sous ce slogan que Ricoh a regroupé un aperçu de ses solutions pour aider les organisations à maintenir leurs activités et à rester connectées en ces temps de distanciation sociale. Des solutions informatiques et d’infrastructure sécurisées dignes de grandes entreprises, qui offrent aux petites entreprises les moyens de rebondir.

La reprise est progressive, avec de plus en plus de travail pour les équipes de vente et administrative. Avec le retour des contacts sociaux, tout le monde se retrouve stimulé. Notre objectif actuel est de permettre un redémarrage le plus rapide possible des affaires, autant pour nous que pour nos clients, tout en veillant avec soin au bien-être et à la sécurité de tous. Nous mettons actuellement l’accent sur nos solutions pour faciliter le travail à distance et la collaboration efficace des forces de travail géographiquement dispersées.
Patrick Kemper, Country Director de Ricoh Luxembourg

Pendant les semaines du confinement, Ricoh Luxembourg a adapté ses ressources aux besoins du terrain et a divisé ses employés en deux équipes distinctes. Chacune des équipes a la possibilité de se rendre au bureau certains jours, en alternance, tout en respectant une limite d’employés présents. Afin de veiller au respect des mesures de distanciation, des chaises ont été enlevées. Pour la maintenance et la réparation chez les clients, un seul technicien se déplace et juge lui-même si les mesures mises en place chez le client lui conviennent pour travailler en sécurité. L’entreprise a également recommandé l’emprunt des escaliers plutôt que de l’ascenseur et a requis le port du masque en salle de réunion, la présence de gel hydroalcoolique et de spray désinfectant, le remplacement des robinets par des robinets automatiques dans les sanitaires, le contrôle du système d’air conditionné, et l’installation d’un écran Plexiglas à la réception.

Accommoder progressivement un plus grand nombre
Dans les semaines qui viennent, Ricoh Luxembourg va continuer à fonctionner avec ses deux équipes en alternance au bureau, mais avec la possibilité d’adapter les présences en fonction des besoins de chacun. Chacun désire contribuer à un redémarrage le plus rapide possible, en veillant à la sécurité de tous. Avec l’intensification progressive dans les semaines à venir du retour des collaborateurs en entreprise, la question se pose : quelles normes règneront à l’avenir ? Pour le groupe Ricoh, il n’y a pas de doute permis : la simplification du travail à distance, l’automatisation des processus, et les solutions « cloud » doivent devenir des priorités absolues.

L’après Covid-19 : les nouvelles normes selon Ricoh

Des solutions pour simplifier le travail à distance

Garder la même productivité à la maison qu’au bureau peut représenter un véritable défi, qu’il est toutefois nécessaire de relever pour garantir la continuité de ses services et de ses activités. Ricoh met en avant quatre de ses solutions, faciles et rapides à mettre en place pour booster son business :

Des solutions d'automatisation des processus

Maximiser la productivité de son entreprise passe aujourd’hui pour l’automatisation des flux documentaires quotidiens, qu’il s’agisse de documents entrants ou sortants. Ricoh propose les trois solutions suivantes qui permettent de gagner du temps :

Des solutions d'infrastructure et "cloud"

La popularité des services à distance et solutions « cloud » grandit sans cesse. Plusieurs solutions existent afin de permettre aux collaborateurs d’accéder facilement et de manière sécurisée à leur environnement de travail :

  • FlexRoom : une solution de vidéoconférence via un navigateur web, pratique et sécurisée, qui permet de collaborer efficacement avec ses collègues, fournisseurs, partenaires et clients sans prise de tête.

  • ShortRent : la solution populaire de location de matériel informatique pour courte durée de Ricoh. Une solution flexible et avantageuse pour équiper ses collaborateurs d’ordinateurs, ordinateurs portables, écrans et logiciels – livraison, installation et support compris.

  • Click & Post : un bureau un bureau de poste virtuel pour l’envoi de communications en tout genre (courrier, recommandés, e-mails, fax, SMS) via une plateforme unique, en quelques clics et en toute sécurité. Pour simplifier et rationaliser l’envoi de factures, rappels, mailings, contrats, confirmations de commande, offres et autres, par voie postale ou en ligne.

  • Le Home Office bundle : la solution sur mesure la plus complète pour travailler de chez soi aussi efficacement qu’au bureau. Le Home Office bundle permet de disposer d'un ordinateur portable performant, avec clavier, souris et écran supplémentaire, d’une chaise de bureau ergonomique, d’une imprimante et de tout le nécessaire pour les réunions : casque, webcam, haut-parleur et logiciel.
  • DocuWare : une solution pour automatiser les tâches routinières, gérer de manière efficace la numérisation, l’envoi, l’approbation et la signature de documents, tels que factures ou commandes, et empêcher la perte de ceux-ci, tout en permettant de retrouver les informations sans effort.

  • La Digital Mailroom : la solution qui permet de numériser tous les documents et le courrier entrant, afin d’être redirigés de manière totalement sécurisée et confidentielle, vers le bon collaborateur dans le format souhaité. Réception, tri, numérisation et distribution, tout est possible, même l’intégration avec d’autres applications de traitement, tel qu’un CRM, ou de stockage.

  • Le Backlog Scanning : un service de numérisation de vos documents, tels que vos archives qui permet d’avoir accès à vos documents de partout, quand vous le souhaitez et de rechercher des informations de manière efficace, un gain de temps considérable !
  • iWorkplace : une solution complète pour un environnement de travail intelligent et évolutif, qui permet à une entreprise de se passer d’une infrastructure informatique propre. Plus besoin de se soucier de la gestion, des mises à jour ou de la sécurité, iWorkplace s’occupe du stockage, du serveur, des applications standards, du back-up, de la protection, de la gestion et du suivi des utilisateurs.

  • iTalk : la solution VoIP (voice over IP) pour économiser jusqu’à 80% des frais de téléphone en remplaçant les lignes et centrales téléphoniques par un système téléphonique innovant dans le cloud. En plus, il est possible de combiner plusieurs appareils avec un même numéro. C’est donc une solution idéale lorsque les collaborateurs d’un même service sont éparpillés géographiquement.

  • Les Smart Meeting bundles : des offres flexibles de produits et services à la pointe de la technologie pour pouvoir organiser, sans tracas inutile, des réunions dont tout le monde tirera le meilleur parti. Des solutions de collaboration ultra-interactives (webcam, système de conférence, écrans, tableaux interactifs) pour maximiser la productivité lorsqu’une partie des employés est en télétravail ou en déplacement.

  • Les caméras thermiques : une méthode d’observation pour assurer la sécurité de tous (employés, clients et visiteurs) en dépistant de manière rapide, sûre et intelligente des anomalies telles que le feu ou les températures corporelles anormalement élevées. Des caméras d’imagerie portables ou sur pied, précises et dotées d’intelligence artificielle.

Le travail à distance, le maintien de la collaboration et de la productivité, la simplification des tâches routinières et des processus habituellement gourmands en temps et en ressources, la facilitation d’un accès sécurisé à des infrastructures et applications « cloud », … Autant de services que Ricoh Luxembourg assure en continu grâce à son réseau international d’experts en informatique qui permet d’apporter une assistance locale et même de former les collaborateurs d’équipes dispersées. 

Autant dire que les employés et les clients de Ricoh sont prêts pour les semaines à venir !

|A propos de Ricoh|

Ricoh est une entreprise technologique mondiale, qui transforme la manière dont les gens travaillent depuis plus de 80 ans. Sous son slogan – imagine. change. – Ricoh continue de mettre à la disposition des entreprises et des individus les services et les technologies qui inspirent l'innovation, contribuent au développement durable et stimulent la croissance des affaires. Parmi ceux-ci figurent des systèmes de gestion documentaire, des services informatiques, des solutions d'impression de production, des systèmes de communication visuelle, des appareils photo numériques et des systèmes industriels. 
Le Groupe Ricoh, qui a son siège à Tokyo, est présent dans environ 200 pays et régions. Pour l’exercice fiscal clos en mars 2017, le Groupe Ricoh a réalisé un chiffre d’affaires mondial de 2 028 milliards de yens (environ 18,2 milliards USD). 
Pour plus d’informations, visitez : www.ricoh.be/presse 

Pour plus d’informations, contactez
All Colors of Communication – Rodrigue Delépine 
Tel.: +32 (0) 52 55 33 26