Rassembler des personnes, des lieux et des expériences

Permettez à vos employés de repérer et de réserver aisément les bureaux disponibles à l’aide de plans d’étage interactifs en 3D et de l’affichage des calendriers sur le web. Créez des zones de travail ou des pôles qui aident les équipes à localiser leurs collègues et réserver des espaces de travail près d’eux pour une collaboration fluide. 

Une fonctionnalité supplémentaire permet l’intégration avec les consignes intelligentes RICOH, ce qui en fait une plateforme pratique pour les employés qui peuvent effectuer toutes leurs réservations depuis une seule application. 

RICOH Spaces vous permet de répondre rapidement à l’évolution des besoins de votre personnel et de votre entreprise en reconfigurant les espaces de travail en fonction des données recueillies.

Réserver une salle de réunion n’a jamais été aussi facile avec RICOH Spaces. Les utilisateurs peuvent aisément accéder à une vue complète des calendriers sur le web, à des plans d’étage interactifs en 3D et à des écrans tactiles installés dans les salles, le tout par le biais d’une application simple à utiliser. 

L’intégration harmonieuse à des fonctionnalités plus générales, telles que les demandes de services, facilite le processus de gestion des réunions :

• Réserver des salles voisines en une seule opération
• Gérer les visiteurs dans le cadre du même flux de réservation de salle
• Demander des services lors de la réservation de salles
• Protéger les salles importantes grâce à un workflow d’approbation géré par un administrateur
• Rechercher des salles en fonction de leurs caractéristiques à partir du calendrier ou des plans d’étage 

Pour faciliter la gestion des salles, RICOH Spaces Room Panel offre une variété de fonctionnalités, dont :

• Visibilité et réservation simples des salles et arrière-plans personnalisables
• Alertes d’occupation, avertissements en cas d’annulation et annulation automatique des réservations pour les salles inutilisées
• Détection de l’occupation grâce aux capteurs IoT et prise en charge de l’éclairage LED
• Fonction « clore la réunion plus tôt »

RICOH Spaces offre à vos employés la possibilité de visualiser un plan d’étage actualisé en temps réel et de réserver une ressource directement depuis un écran grand format situé dans vos bureaux. 

Grâce à la fonction d’orientation, vous pouvez savoir où les membres de votre équipe sont installés et proposer aux invités et visiteurs une représentation visuelle du plan d’étage. 

Affichez votre plan d’étage en 3D sur tout écran pour mettre vos visiteurs à l’aise et leur permettre de se repérer aisément dans vos locaux afin qu’ils repartent avec une expérience positive de votre marque.

• Une orientation simple et efficace
• Voir les principaux équipements du bureau (cantines, toilettes ou sorties de secours p. ex.)
• Faire en sorte que les visiteurs puissent se repérer aisément dans l’espace de travail

Faites une excellente première impression, renforcez la sécurité et améliorez la productivité de vos employés avec RICOH Spaces Visitor Management. 

La personnalisation de votre expérience d’accueil vous permettra de contrôler les personnes qui entrent dans votre bâtiment, les données que vous collectez et l’expérience de ces visiteurs. Dites adieu aux processus manuels et à la lourdeur des registres papier grâce à notre interface conviviale, qui vous permet de préenregistrer des visiteurs et d’ajouter un hôte qui sera informé de l’arrivée du visiteur.

Que vous gériez un petit bureau ou un grand établissement multisite, notre solution de gestion des visiteurs est flexible, évolutive et personnalisable pour répondre à vos besoins spécifiques.

L’affichage dynamique peut être un outil utile pour la communication interne sur le lieu de travail, en facilitant la diffusion de messages ciblés à vos employés et à vos clients par le biais d’écrans numériques. 

Basée sur le cloud et facile à utiliser, la solution de Ricoh vous permet de créer et de gérer du contenu depuis n’importe quel endroit, garantissant ainsi que vos messages sont opportuns et pertinents.

• Informer vos employés de l’actualité de l’entreprise et des tendances du secteur, et leur fournir les dernières informations météorologiques, sportives et boursières
• Afficher des données pertinentes pour vos employés sous forme de tableaux de bord et de classements
• Permettre une utilisation fonctionnelle (orientation, annuaire et réservation d’un bureau p. ex.)
• Promouvoir des événements et partager des informations importantes sur la formation

Profitez des demandes de services entièrement personnalisables qui peuvent être adaptées aux besoins spécifiques de votre entreprise. Grâce à un générateur de formulaires flexible, il ne vous faudra que quelques minutes pour créer votre demande de service (restauration, nettoyage ou préparation d’une salle de réunion, p. ex.). 

Gagnez du temps en automatisant les processus manuels au sein de votre entreprise :

• Programmer des actions automatisées, telles qu’une nouvelle demande de nettoyage
• Réaliser l’intégration avec des systèmes de gestion de tickets tiers tels que ServiceNow
• Recevoir des notifications de demandes de services directement dans Microsoft Teams
• Enregistrer des visiteurs et demander des services à l’avance
• Attribuer et limiter les services à certains espaces

Dotez votre entreprise de la toute dernière génération de capteurs IoT pour obtenir des données détaillées sur vos espaces en temps réel. 

Les données sont intégrées directement dans les rapports relatifs à votre environnement de travail, permettant ainsi d’obtenir des analyses répondant à vos besoins, tels que des comparaisons de tendance entre les salles réservées et l’occupation effective, ainsi que les tendances au fil du temps. 

Principaux avantages et informations :

• Bénéficier d’une visibilité en temps réel et d’un décompte des personnes sur les plans d’étage
• Annuler la réunion si la salle est inoccupée dans les 10 minutes suivant l’heure de début prévue
• Comparer la façon dont les bureaux, les salles et les espaces sont réservés et utilisés
• Optimiser l’utilisation des salles de réunion en déterminant, par exemple, si la durée de réservation est plus longue que nécessaire et si la taille de la salle est adaptée au nombre de personnes participant à la réunion