Gestion intelligente des documents et automatisation des flux de travail
DocuWare
DocuWare, la solution de gestion électronique de documents (GED)
DocuWare est une solution de gestion documentaire et de processus de référence au sein de Ricoh. Notre mission est d'aider les entreprises à gérer leurs informations en toute sécurité et à optimiser leurs processus de travail afin que leurs collaborateurs puissent se concentrer sur l'essentiel.
Grâce à des fonctionnalités intelligentes telles que la reconnaissance OCR, la classification des documents basée sur l'IA, l'automatisation des flux de travail et le traitement intelligent des documents (IDP), DocuWare permet de numériser, de stocker en toute sécurité et de retrouver rapidement des documents de manière centralisée. Cela élimine les tâches manuelles répétitives et réduit considérablement les erreurs. DocuWare peut être utilisé dans tous les départements et pour tout type d'organisation, des PME aux multinationales.
Avec DocuWare, Ricoh met sur le marché une technologie éprouvée qui aide les organisations dans leur transformation numérique et leur permet d'obtenir des résultats plus rapidement.
Domaines d'application en un coup d'œil
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Gestions des dossiers clients
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Gestion des processus financiers
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Gestion des Ressources Humaines
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Gestions des contrats
Gestions des dossiers clients
Améliorez la collaboration et augmentez la satisfaction des clients.
Qu’il s’agisse de dossiers clients, de bénéficiaires dans un CPAS, de dossiers de reprise de véhicules dans un garage ou encore de ventes immobilières nécessitant de nombreux documents (plans, certificats, contrôles techniques…), DocuWare centralise et organise toutes les informations nécessaires.
Les devis, contrats, pièces justificatives et correspondances sont disponibles sous forme numérique, accessibles en quelques clics pour l’ensemble des collaborateurs concernés. Vous disposez ainsi d’une vision claire de l’état d’avancement d’un dossier et pouvez identifier immédiatement les documents manquants.
Cette transparence favorise une meilleure collaboration entre équipes, réduit les délais de traitement et permet de prendre plus rapidement les décisions ou actions attendues, qu’il s’agisse de conclure une vente, de valider une demande ou de finaliser un rachat.
Gestion des processus financiers
Accélérez la validation des factures et réduisez les erreurs au minimum.
DocuWare vous permet d'automatiser l'ensemble du flux de documents financiers. Les factures entrantes et factures sortantes, qu'elles soient sur papier, par e-mail ou Peppol, sont automatiquement numérisées, vérifiées et reliées à votre logiciel ERP ou comptable. Les workflows numériques garantissent que les factures sont directement transmises aux bons collaborateurs pour approbation, ce qui réduit considérablement le temps de traitement et évite les erreurs liées à la saisie manuelle.
Un élément important de DocuWare est la prise en charge de la gestion des créanciers et de la facturation électronique :
- Gestion des créanciers - Automatisez l'ensemble du processus, de la réception des factures entrantes au paiement. Les factures sont automatiquement reconnues, mises en correspondance avec les bons de commande ou les contrats et contrôlées grâce à une correspondance à trois (facture, bon de commande, bon de livraison). Elles sont ensuite traitées selon des flux de travail prédéfinis. Vous maîtrisez ainsi vos dépenses, votre trésorerie et vos conditions de paiement.
[En savoir plus]
- Facturation électronique via Peppol – Envoyez et recevez des factures entièrement numériques via le réseau Peppol, la norme européenne pour une facturation électronique sécurisée et fiable. Cela garantit le respect des directives légales en matière de facturation électronique, réduit les coûts de traitement, accélère les paiements et prépare votre organisation pour l'avenir.
[En savoir plus]
DocuWare combine ainsi une gestion sécurisée des documents à une automatisation puissante des processus, couvrant aussi bien les factures entrantes que les factures sortantes, pour préparer votre service financier à relever les défis de demain.
Gestion des Ressources Humaines
Numérisez les dossiers du personnel et simplifiez l'intégration.
Tous les documents des employés, des contrats aux formulaires d'évaluation, sont stockés en toute sécurité dans un environnement de gestion documentaire centralisé. Grâce à ce gestionnaire de documents, les services RH disposent d’un stockage de documents fiable et d’un logiciel de traçabilité documentaire garantissant conformité et sécurité.
Les nouveaux employés suivent des processus numériques standardisés, ce qui permet aux services RH de gagner du temps et de garantir la conformité.
Gestions des contrats
Archivage centralisé et suivi intelligent des échéances.
DocuWare permet d’archiver tous vos contrats de manière sécurisée et de les retrouver en quelques secondes. Au-delà du simple stockage, la solution vous aide à assurer un suivi proactif : vous êtes automatiquement alerté des dates clés, qu’il s’agisse d’une échéance à respecter, d’un renouvellement d’assurance, d’un contrôle de sécurité obligatoire ou encore du risque de reconduction tacite d’un contrat.
Grâce à ces rappels automatiques, vos équipes gardent le contrôle, réduisent les risques liés aux oublis et peuvent planifier à temps les actions nécessaires, comme la renégociation d’un accord ou la mise à jour d’une couverture d’assurance.
Notre solution DocuWare vous permet de :
"C’est beaucoup plus efficace pour notre comptabilité. Aujourd’hui, nous n’y consacrons plus qu’un quart de notre temps..."
Tim Wouters
Directions Operator chez TCL
Questions fréquentes
Q1. Pourquoi nos clients choisissent-ils DocuWare ?
Les entreprises choisissent DocuWare parce qu'il s'agit d'une solution complète, fiable et évolutive pour la gestion électronique des documents (GED). Voici quelques-uns des avantages de DocuWare :
Tous les documents sont centralisés dans un environnement numérique sécurisé et accessible à tout moment.
Les processus importants (factures, contrats, RH, gestion des créanciers, dossiers clients, etc.) peuvent être automatisés, ce qui réduit les formalités administratives et accélère les processus.
Renforce la sécurité et la conformité grâce à un archivage certifié, une traçabilité complète et le respect des normes légales telles que le RGPD et la facturation électronique via Peppol.
Facilite la collaboration grâce à un partage sécurisé et un accès contrôlé, tant au bureau qu'à distance.
En résumé, DocuWare aide les organisations à gagner en productivité, réduire les coûts et préparer leur transformation digitale, tout en offrant une gestion documentaire moderne, flexible et parfaitement adaptée aux besoins des entreprises d’aujourd’hui et de demain.
Q2. Comment DocuWare améliore-t-il la productivité en entreprise ?
DocuWare automatise les processus clés comme le traitement des factures, les dossiers RH et/ou les contrats. Grâce à Docuware, les entreprises bénéficient d’un stockage de documents fiable, avec une recherche instantanée et l’automatisation de leurs processus grâce à l’intégration de flux de travail, ce qui réduit les tâches manuelles et libère du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
Q3. DocuWare est-il sécurisé pour les données sensibles ?
Oui. DocuWare garantit la sécurité des informations grâce au chiffrement, aux droits d’accès personnalisés et aux journaux d’audit. Son archivage de documents et son stockage de documents sont conçus pour assurer la conformité et la traçabilité des documents, ce qui en fait un logiciel de gestion documentaire parfaitement adapté aux données sensibles.
Certifications NF203 pour coffre-fort électronique
Certifications NF552 pour l’archivage
Conforme aux normes RGPD
Chiffrement HTTPS / TLS et AES 256 bits pour sécuriser toutes les communications et stockages
Des centres de données certifies ISO en Europe et dans le monde: le centre de données principal est situé à Dublin (Irlande), un site de secours (GRS – Geo-Redundant Storage) est établi à Amsterdam (Pays-Bas)
Les infrastructures sont basées sur Microsoft Azure, un environnement cloud de confiance, reconnu pour sont niveau élevé de sécurité et fiabilité.
Q4. Comment démarrer avec DocuWare étape par étape
Analyse en profondeur des processus à automatisés et besoins du clients
Visualisation et élaboration de schémas représentant les flux de travail à intégrer selon les souhaits du client.
Développement de la configuration comme convenu
Démonstration et éventuellement environnement test
Implémentation de la solution chez le client
Mise en service
Délai moyenne selon la grandeur et la complexité du projet = 1-2 semaines
Q5. DocuWare peut-il s’intégrer avec mon ERP ou mon logiciel comptable existant ?
Oui, DocuWare est justement conçu pour s’intégrer avec d’autres applications métier, y compris les ERP et les logiciels comptables.
Voici les principales options :
Connecteurs natifs : DocuWare propose des connecteurs standards pour certains ERP et applications comptables répandus (par ex. SAP, Microsoft Dynamics, Sage, etc.).
Intégration par API (REST) : via son API ouverte, DocuWare peut échanger automatiquement des documents, métadonnées et workflows avec quasiment n’importe quel logiciel.
Smart Connect : permet d’appeler directement un document archivé DocuWare depuis l’écran de votre ERP ou logiciel comptable, sans avoir à quitter l’application.
Q6. DocuWare est-il adapté aux PME ainsi qu’aux grandes entreprises ?
Oui, DocuWare convient aussi bien aux PME qu’aux grandes entreprises :
Pour les PME : il aide à centraliser les documents, simplifier la compta, réduire le papier et gagner du temps sans infrastructure lourde (solution cloud prête à l’emploi).
Pour les grandes entreprises : il gère de gros volumes de documents, s’intègre avec les ERP/logiciels existants et permet de mettre en place des workflows complexes à grande échelle.