Un logiciel de gestion documentaire efficace est essentiel

Heureusement, toutes les entreprises ne sont pas bloquées dans un monde de documents papier. Désormais, un bon nombre d’entre elles créent des documents numériques ce qui améliore la collaboration et le partage, et réduit les coûts de stockage. Cependant, bien que ces entreprises reconnaissent la valeur du numérique, bon nombre d’entre elles sous-estiment les défis et les menaces liés à un logiciel de gestion documentaire peu efficace. Un pourcentage élevé d’entreprises s’appuie sur des serveurs internes ou d’autres services de stockage invisible classiques comme Google Drive ou Microsoft OneDrive. À première vue, ces solutions semblent être solides et efficaces. Mais si vous les examinez de plus près, vous découvrirez vite des problèmes. L'enregistrement de documents exige des utilisateurs qu'ils les sauvegardent systématiquement dans un emplacement de stockage approuvé par l'entreprise, qu'il s'agisse d'un serveur local ou d'une solution de stockage invisible « approuvée » par l'entreprise. Or, les collaborateurs sont tentés d’enregistrer leurs fichiers localement sur des disques durs ou une autre solution de stockage invisible « non approuvée », ce qui rend ces fichiers inaccessibles pour les autres. Dans ce type de situation, la productivité des collaborateurs peut être impactée jusqu’à 21 % et les travailleurs passent en moyenne 18 minutes à rechercher un document lorsqu’il a été enregistré sur un emplacement « non approuvé » ou qu’il a été mal indexé. Une étude a montré que près de 4 collaborateurs sur 5 devaient reproduire des documents existants, car ils ne parvenaient pas à les trouver sur le réseau de leur entreprise.