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Pourquoi passer d’un système traditionnel de réservation de bureaux et de salles à une plateforme d’expérience sur le lieu de travail ?

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Face à l’essor du travail à distance et à l’importance accrue de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, les collaborateurs s’attendent désormais à des environnements de travail flexibles, modernes et conviviaux, adaptés aux divers modes de travail. 

Pour répondre à ces besoins et améliorer la satisfaction et la productivité, les entreprises doivent adapter leur stratégie et leur technologie en matière de lieu de travail, en allant au-delà des outils traditionnels tels que la réservation de bureaux et de salles. Il s’agit d’intégrer des solutions pour le lieu de travail qui favorisent la communication, la collaboration et le bien-être général des collaborateurs.

Dans ce blog, nous expliquons ce qu’est une application Workplace Experience, comment elle est utilisée par les entreprises et pourquoi vous devriez envisager de passer de votre système de réservation de bureaux et de salles à une plateforme Workplace Experience.

Qu’est-ce qu’une plateforme Workplace Experience ?

Une application Workplace Experience est une plateforme numérique conçue pour améliorer l’expérience globale des collaborateurs et des visiteurs lorsqu’ils évoluent dans l’environnement de bureau. Elle rationalise les différents aspects de l’expérience d’un collaborateur sur son lieu de travail en rassemblant en un seul endroit un ensemble cohérent de capacités, de fonctionnalités et de processus. Elle permet aux collaborateurs de planifier efficacement leur journée au bureau. Par ailleurs, elle sert de plaque tournante centralisée pour les responsables des services généraux, des services informatiques et des ressources humaines, leur permettant d’obtenir une série d’informations et d’analyses sur l’utilisation des bureaux et le comportement des collaborateurs. 

Quelle est la différence entre une plateforme Workplace Experience et un système de réservation de bureaux ou de salles ?

Les systèmes de réservation de bureaux et de salles sont principalement conçus pour gérer et réserver des bureaux, des salles de réunion et d’autres espaces de travail au sein d’un bureau. Leurs principales fonctionnalités consistent à afficher les disponibilités en temps réel, à permettre aux utilisateurs de réserver des bureaux ou des salles et à gérer les réservations. Bien qu’ils puissent s’intégrer à des calendriers et à des outils de communication, leur champ d’application se limite généralement à la réservation.

Certaines applications de réservation de bureaux ou de salles peuvent fournir des analyses de base sur l’utilisation de l’espace, mais elles ne disposent généralement pas d’une capacité complète de collecte et d’analyse des données. 

En revanche, les plateformes Workplace Experience peuvent ingérer des données provenant de l’ensemble de votre espace de travail, y compris d’outils tiers, afin de créer une vue unifiée de l’utilisation du lieu de travail. Ces données complètes permettent à ces plateformes de fournir des services qui font gagner du temps et améliorent considérablement l’expérience collaborateur. Elles sont par ailleurs hautement configurables. 

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Pourquoi les organisations se tournent-elles aujourd’hui vers les plateformes Workplace Experience ? 

Une étude récente de Ricoh menée avec le Centre for Economic Research a révélé qu’un tiers des employés déclarent que leur environnement de travail nuit à leur productivité. 70 % d’entre eux déclarent ne pas disposer de la technologie nécessaire à une collaboration sans faille. Les employés ont besoin d’espaces de travail adaptables pour bien travailler. Cependant, les entreprises ont souvent du mal à répondre à ces attentes, ce qui entraîne une insatisfaction et un turnover des collaborateurs élevé.

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70 % des employés déclarent ne pas disposer de la technologie nécessaire à une collaboration sans faille*

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Parmi les collaborateurs qui envisagent de quitter leur emploi au cours des 12 prochains mois, un sur trois a déclaré qu’il reconsidérerait sa décision s’il bénéficiait de meilleures conditions de travail flexibles*.

* Étude 2024 de Ricoh Europe sur l’épanouissement par le travail

Quelle est la prochaine étape ?

Lisez notre guide d’achat de la plateforme Workplace Experience pour en savoir plus et obtenir des informations utiles qui vous aideront à choisir la bonne solution pour votre organisation.

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