Le Print as a Service (PraaS) est un modèle où l'entreprise ne possède plus ses imprimantes mais souscrit un abonnement incluant le matériel, la maintenance, les consommables et le support technique. Contrairement à l'achat traditionnel, il transforme une dépense d'investissement (CAPEX) en dépense opérationnelle prévisible (OPEX), facturée mensuellement.

Qu'est-ce que le Print as a Service ?

Le PraaS repose sur un principe simple : au lieu d'acheter des imprimantes et de gérer leur cycle de vie en interne, l'entreprise paie un abonnement mensuel ou annuel qui couvre l'ensemble du parc d'impression.

Ce que ce modèle inclut généralement :

• • La fourniture et le renouvellement du matériel
  • La maintenance préventive et corrective
  • Les consommables (toner, pièces d'usure)
  • Le support technique et le monitoring à distance
  • L'adaptation du parc selon l'évolution des besoins

La différence principale avec l'achat classique tient en une phrase : avec PraaS, l'entreprise paie un service et un résultat (des documents imprimés, un parc opérationnel), pas du matériel.

Pourquoi les entreprises abandonnent le modèle d'achat traditionnel ?

40 % des entreprises devraient avoir adopté un nouveau modèle d'approvisionnement pour l'impression d'ici 2027, en s'éloignant de l'achat classique au profit de formules par abonnement.

Cette bascule n'est pas anecdotique : une enquête IDC menée en 2024 auprès de 2 000 entreprises a révélé que 48 % d'entre elles préfèrent déjà un contrat d'impression par abonnement, regroupant matériel, maintenance et consommables dans une offre unique.

Évoluer au-delà des environnements d'impression traditionnels

De nombreuses PME continuent de s'appuyer sur des environnements d'impression traditionnels composés d'un mélange d'appareils, de systèmes et de contrats de service. Bien que ces configurations puissent encore répondre aux besoins actuels, elles nécessitent souvent davantage de suivi manuel, impliquent un support fragmenté et offrent moins de flexibilité lorsque les besoins de l'entreprise évoluent.

Print as a Service (PraaS) propose une approche alternative — conçue pour offrir davantage d’agilité. En regroupant l'impression dans un modèle d'abonnement unique et évolutif, les entreprises peuvent simplifier la gestion quotidienne, bénéficier d’une meilleure visibilité sur leurs coûts et adapter plus facilement leur environnement lorsque leurs besoins changent.

L’impact en pratique

Lorsque IDC a interrogé 2 000 entreprises en 2024, près de la moitié (48 %) ont indiqué préférer un contrat d'impression basé sur un abonnement incluant les appareils, la maintenance et les consommables. Cette préférence reflète une évolution croissante vers davantage de simplicité, de cohérence et une meilleure adaptation aux nouveaux modes de travail.

Chez Ricoh, nous constatons que ce modèle transforme les opérations de nombreuses PME. Prenons l’exemple de l’entreprise allemande de construction et d’ingénierie Meisser : en adoptant une solution RICOH PraaS, elle a pu réduire les temps d’arrêt, simplifier le support et améliorer l’expérience d’impression quotidienne de l’ensemble de ses collaborateurs.