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7 étapes pour classer et trouver des documents

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La numérisation ne signifie pas automatiquement que vous bénéficierez d’un classement clair à l’avenir

Dans de nombreux lieux de travail, des systèmes encombrants ou désordonnés de classement de documents nuisent à l’efficacité du travail. L’archivage papier se révèle particulièrement inefficace. Lorsque vous classez un document, cette action manuelle vous prend du temps inutilement. Lorsque vous voulez retrouver un document, vous perdez souvent du temps. La numérisation complète du stockage des documents présente donc de nombreux avantages et permet également de réduire les coûts liés au papier, aux imprimantes et à l’archivage.
 
Mais attention : la numérisation ne signifie pas automatiquement que vous bénéficierez d'un classement clair à l'avenir. Si vous ne classez pas les documents de manière systématique, il y aura du désordre sur votre ordinateur ou dans votre cloud. Dans ce cas, vous aurez également des difficultés à trouver des documents numériquement.
 
Pour réussir la numérisation de la gestion et de l'archivage des documents, il convient de suivre les étapes suivantes.

1. Réfléchissez à une structure de dossier appropriée avant la numérisation

Une approche structurée est recommandée lors de la mise en œuvre d’un nouveau système de classement de documents numériques. Certaines personnes sont promptes à numériser les documents et à les regrouper sur leur bureau, par exemple. Le résultat est que vous devrez les trier dans un second temps, ce qui prend du temps.
 
Il vaut mieux créer une structure de dossier partagée avant de classer le premier document.

Réfléchissez aux dossiers et aux noms de dossier appropriés pour atteindre votre objectif. Quels dossiers conviennent au premier niveau ? Quel système de dossiers souhaitez-vous mettre en place dans les sous-répertoires ? Prenez le temps d’y réfléchir, cela en vaut la peine. Une restructuration ultérieure implique des efforts considérables.

2. Choisissez un système de dossiers spécifique

Il existe une vaste gamme de systèmes de classement que vous pouvez utiliser en principe. Il est important d’éviter les erreurs suivantes :
  • La pire option consiste à stocker tous les documents sur votre bureau. Vous perdrez rapidement leur trace.
  • Il convient également de limiter le nombre de dossiers. En présence d’un nombre trop important de dossiers, vous ne saurez plus où se trouvent les documents.
  • En outre, limitez le nombre de niveaux. Dans l’idéal, vous devez ouvrir un fichier en trois clics maximum.
  • À tous les niveaux, vous devez donner des noms précis aux dossiers.

3. Placez les fichiers dans le nouveau système de classement

Vous pouvez maintenant copier vos documents dans les dossiers individuels ou les enregistrer dedans. Il convient de commencer par tous les documents dont vous disposez sous forme numérique. Copiez tous les fichiers présents sur votre ordinateur, un disque dur externe et des appareils mobiles dans le système de classement numérique. Vous n’avez pas encore enregistré de manière systématique des pièces jointes présentes dans la boîte de réception de votre messagerie ? Ajoutez-les également dans le système de classement.
 
Ce n’est qu’à ce moment-là que vous pourrez vous occuper des documents papier. Numérisez ces documents, un dossier à la fois. Par exemple, commencez par les factures, puis occupez-vous des autres types de documents.

4. Optimisez votre efficacité : numérisez largement vos documents

Classez directement tous les nouveaux documents sous forme numérique : vous pourrez facilement les retrouver ultérieurement.
 
Si vous décidez d’utiliser la gestion documentaire numérique, vous devriez progressivement abandonner les documents physiques. Vous continuerez à recevoir des factures et d’autres documents sur papier (par ex., les tickets de caisse), c’est inévitable. Numérisez-les immédiatement. Pour ce faire, vous pouvez utiliser différents programmes logiciels ; un bon logiciel de comptabilité permet de numériser les reçus.
 
Autre avantage : ce type de programme de comptabilité saisit automatiquement les données dans votre système de comptabilité financière.

5. Réfléchissez à une protection fiable de vos données

Grâce à la numérisation de vos documents stockés, vous augmentez votre efficacité et réduisez vos coûts. Cependant, veuillez noter que vous devez protéger vos fichiers de manière extensive. Toute perte de données peut avoir des conséquences désastreuses pour votre entreprise ; avec des sauvegardes régulières, vous pouvez éviter cela.
 
Un autre risque est le piratage ; avec des mesures de protection efficaces, vous pouvez empêcher l’accès à des tiers non autorisés.

6. Organisez et gérez les droits d’accès aux dossiers

Les droits d’accès doivent être clairs et transparents. Vous ne devez autoriser l’accès que si les collaborateurs en ont besoin pour leur travail. Autrement, il existe un risque de fuite de données et de violation de la protection des données.

7. Bénéficiez du soutien des fournisseurs de solutions de gestion documentaire professionnelles

Le stockage de documents numérisés est un processus complexe, que ces instructions pas à pas clarifient. Mais vous n’êtes pas seul(e) : des spécialistes sont là pour vous soutenir. Des prestataires de services comme Ricoh proposent des solutions logicielles de qualité élevée pour le stockage de documents numérisés et soutiennent activement votre numérisation grâce à leur expertise.

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