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Gestion éléctronique des documents : sur site ou dans le cloud ?

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SaaS dans le cloud : une gestion électronique des documents flexible avec un minimum d'efforts

Pendant longtemps, les solutions logicielles sur site ont dominé. Les entreprises achetaient des licences pour les programmes respectifs et les installaient localement sur des ordinateurs ou des serveurs d'entreprise. 
 
Aujourd’hui, le logiciel en tant que service (SaaS) est en train de remplacer ce modèle. Le logiciel reste sur les serveurs du fournisseur, les utilisateurs peuvent accéder au système via le cloud. Cette évolution repose sur certains avantages du cloud. Vous pouvez notamment en bénéficier dans le domaine de la gestion documentaire. Les principaux avantages sont les suivants :​
  1. Économies et réduction des risques liés aux coûts​
  2. Réduction de l’effort informatique
  3. Accès aux données indépendamment du lieu
  4. Efficacité et sécurité des données​
 
Découvrons en détail comment une entreprise peut tirer profit de ces différents avantages :​

1. Économies et réduction des risques de coûts grâce aux solutions SaaS.

  • Avec les systèmes sur site, vous acquérez le droit d'utiliser un logiciel pour un prix unique : les coûts d'acquisition sont élevés et le risque d'investissement l'est tout autant. Avec les systèmes GED dans le cloud, vous minimisez ce risque. Le fournisseur concerné met le système de gestion documentaire (GED) à votre disposition sur ses serveurs. Vous payez pour cela un prix mensuel transparent. Vous restez flexible et pouvez changer à tout moment, en tenant compte du délai de préavis. Ce modèle SaaS a également un effet positif sur votre bilan : vous évitez d'énormes coûts uniques, vos liquidités et votre ratio de fonds propres restent élevés.

  • tarif tout compris avec la variante cloud : les services tels que l'assistance, la maintenance et les mises à jour sont inclus dans le prix mensuel. Cela augmente également la sécurité de votre planification. En outre, le prestataire de services est responsable de la fonctionnalité technique et assume donc les risques financiers qui y sont liés. En tant que client, vous n'avez pas à vous soucier de coûts supplémentaires surprenants.

2. Réduction de l’effort informatique grâce aux services cloud

Avec les solutions sur site, les entreprises sont confrontées à un effort informatique important. Les informaticiens internes doivent adapter le logiciel aux besoins individuels, effectuer des travaux de maintenance et veiller à la sécurité du serveur de l'entreprise. Avec le SaaS, vous pouvez externaliser ces tâches. 
 
Vous pouvez ainsi vous concentrer pleinement sur votre activité. L'effort de votre service informatique est considérablement réduit.
Location-independent access to data

3. Accès aux données indépendamment du lieu

Même après la pandémie, la tendance au travail hybride s'est poursuivie : de nombreuses entreprises et de nombreux travailleurs ont reconnu les avantages du télétravail. La gestion électronique des documents dans le cloud est une condition essentielle à cet égard.
 
Alors que vous êtes lié à l'infrastructure du siège avec les solutions sur site, vous pouvez accéder aux données et aux documents dans le cloud à partir de n'importe quel endroit. Il suffit de s'identifier à l'aide d'un mot de passe, d'une empreinte digitale ou d'une autre méthode de sécurité.
 
Les collaborateurs de l'entreprise peuvent facilement exécuter leurs tâches grâce aux solutions cloud. Il en va de même pour les collaborateurs et les indépendants qui travaillent, entre autres, dans le train ou lors d'un rendez-vous à l'extérieur.

4. Avec la numérisation complète, vous gagnez en efficacité

Pour de nombreuses entreprises, la gestion élétronique des documents est la première étape vers une numérisation plus large. Avec une GED globale, vous rendez tous les processus opérationnels plus efficaces. L'automatisation de nombreuses étapes de travail décharge vos équipes de la charge administrative.
 
En outre, l'archivage clair des fichiers dans le cloud permet de les retrouver rapidement. Vous n'avez plus besoin d'un archivage encombrant au siège - vous pouvez utiliser l'espace correspondant à d'autres fins !
With comprehensive digitization you gain in efficiency

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